Ključne funkcionalnosti softvera za projektni menadžment

Unatoč svim prednostima koje nudi softver za projektni menadžment, mnogi i dalje koriste tablice i papire, neučinkovito koristeći vrijeme.

S brojnim opcijama PM softvera na tržištu, teško je odabrati jedan koji ima sve što vam treba.

Kada odlučujete koji softver ćete koristiti, provjerite ima li sve ključne značajke za učinkoviti projektni menadžment.

Što tražiti od softvera za projektni menadžment?

Ranije smo pokrili sve što trebate znati o projektnom menadžmentu i zašto vam je potreban softver za upravljanje projektima, ali kako znati što tražite?

Ovisno o metodi projektnog menadžmenta, procesima i potrebama projekta, trebaju vam različite funkcionalnosti ili fleksibilan softver koji se može prilagoditi vašim poslovnim procesima.

Alati za planiranje projekta

Pri upravljanju projektom i timom ključno je imati jasno definirane zadatke.

Različiti alati za planiranje projekta pomažu postaviti projektne ciljeve, milestonove, sprintove, zadatke i podzadatke, zajedno s rokovima i odgovornostima.

Istovremeno, alati za vizualizaciju poput Kanbana i Gantt dijagrama pružaju koristan pregled plana i napretka projekta kako bi sve teklo željenim tokom.

Prioritizacija zadataka

Predviđeni termini za prioritizaciju zadataka pomaže prilagoditi tijek projekta bez narušavanja cijelog plana.

Zajednički timski kalendar

Zajednički kalendar pomaže cijelom timu da ostane u toku i lako prisustvuje sastancima.

Planiranje i raspoređivanje zadataka

Alati za planiranje pomažu definirati projektne zadatke i rasporediti aktivnosti, pridržavajući timski rad.

Mogućnosti upravljanja zadacima

Softver za upravljanje projektima pomaže pojednostaviti stvaranje i upravljanje projektima i zadacima, čime štedi vrijeme.

Možete podijeliti cilj na više zadataka i podzadataka, organizirajući cijeli proces.

Mogućnost jednostavne promjene prioriteta projekta, dodjele odgovornih članova tima i definiranja rokova također pomaže u učinkovitom upravljanju projektima na svakom koraku.

Osim toga, jednostavna provjera statusa zadataka i primanje automatiziranih obavijesti drže vas u tijeku.

Upravljanje timom i projektnim ulogama

Nisu svima potrebne sve informacije, niti bi svi trebali imati pristup svim funkcionalnostima i informacijama.

Zbog toga je mogućnost kreiranja, definiranja i dodjele uloga članovima tima važna za nesmetano provođenje projekta.

Također, jednostavno uključivanje i isključivanje osoba iz projekata i zadataka pomaže koordinirati cijeli tim kada se postavljaju novi planovi ili dođe do promjene.

Alati za komunikaciju

Jedna od najvažniji stavki suradnje je dobra komunikacija. Različite metode komunikacije vam pomažu razmijeniti i zabilježiti informacije.

Komentari

Mogućnost komentiranja unutar projekata i zadataka omogućuje vam ne samo komunikaciju, već i bilježenje tih informacija unutar projekata za slučaj da će vam kasnije biti potrebne.

Chat

Integrirani chat omogućuje vam jednostavnu komunikaciju s određenim zaposlenicima, klijentima ili cijelim grupama ljudi.

Tako, svi koriste isti alat za razgovor uz mogućnost razmjene različitih datoteka i medija.

Integrirani e-mail

Integracija vaše digitalne pošte unutar softvera za projektni menadžment, omogućuje lak pristup svim informacijama na jednom mjestu.

Dodatna prednost je mogućnost stvaranja novih zadataka iz e-mailova ili slanje informacija izravno iz PM softvera.

Konferencijski pozivi

Jednostavna organizacija, zakazivanje i slanje poziva članovima tima i klijentima za online video ili audio pozive vam pomaže ostati u kontaktu bez nepotrebnih komplikacija.

Ako trebate održati sastanak, prezentaciju ili brainstorming, ne biste trebali stvarati račune i plaćati vanjske usluge.

Upravljanje resursima uz praćenje vremena i budžeta

Svaki projekt zahtjeva resurse kako bi se proveo.

Najčešće je potrebno vrijeme, novac i ljudski resursi, dok neki projekti zahtijevaju određene elemente ili materijale.

S obzirom na to da samo 43% tvrtki tvrdi kako izvršavaju većinu projekata unutar budžeta, očita je potreba za boljim upravljanjem resursima.

Mogućnost praćenja i analize budžeta, rokova, dostupnosti i opterećenosti tima u stvarnom vremenu, uz detaljne izvještaje, može znatno poboljšati vašu sposobnost upravljanja resursima projekta.

Spriječite burnout, sukobe, prekoračenje budžeta i pogrešne procjene s dobrom preglednosti i analitikom.

Dodatno, analizom povijesnih projektnih podataka, možete lakše predvidjeti točniji budžet i rokove te očekivati i spriječiti probleme.

Upravljačka ploča projekta

Kada možete na pogled saznati najvažnije podatke o projektu, lako je pratiti kontinuirani napredak projekta.

Mogućnost odabira i prilagođavanja widgeta na nadzornoj ploči omogućuje vam prilagodbu prikazanih podataka prema vašim potrebama i preferencijama.

Centralizirane informacije i pohrana

Imati sve podatke o projektu na jednom mjestu je odlično, ali imati i informacije o klijentima, planirane događaje, informacije o članovima tima, proračun i plan projekta je još bolje.

Na taj način, svi sudionici projekta mogu lako pristupiti, pregledati i organizirati projektne dokumente, slike, tablice i ostale datoteke.

Zajedno s centraliziranim kontakt informacijama i zajedničkim kalendarom, suradnja postaje jednostavnija i učinkovitija.

Integracije i nadogradnje

Mogućnost integracije postojećeg softvera ili nadogradnje sustava s rastom vaše organizacije može biti ključno za nesmetano provođenje projekata.

Dobar PM softver trebao bi biti fleksibilan i podržavati vaše radne procese, a ne mijenjati ih kako bi odgovarali njegovim funkcionalnostima.

Prilagodbe postavki

Softver za projektni menadžment bi trebao raditi za vas, olakšavajući upravljanje i provedbu projekata.

Mogućnost prilagodbe prikaza projekta, radnog procesa, obavijesti, parametara izvještaja i postavki pomaže stvoriti radno okruženje koje vam odgovara.

Također, mogućnost prilagodbe polja za unos, statusa zadataka, zahtjeva za informacijama i drugih parametara projekta ključna je ako imate specifične potrebe vezane za projekt ili radni proces.