SADRŽAJ:
- Što je projektni menadžment?
- Kada koristimo projekt menadžment?
- Zašto koristimo projekt menadžment?
- Zašto je projektni menadžment važan?
- Koji su pristupi projektnom menadžmentu?
- Koje su metode projektnog menadžmenta?
- Koja područja uključuje projektni menadžment?
- Koje su faze ili koraci upravljanja projektima?
- Koje su ključne uloge upravljanja projektima?
- Što je voditelj projekta i što voditelji projekta rade?
- Koje vještine trebaju voditelji projekata?
- Koje su zadaci i odgovornosti upravljanja projektima?
Izraz upravljanje projektima i projektni menadžer praktički nisu postojali sve do početka 20. stoljeća.
No još čak i drevnom Egiptu, netko je trebao isplanirati granju piramida, od materijala i resursa do pojedinih zadataka i radne snage.
Danas je upravljanje projektima ključno za svaku organizaciju, te to provode stručnjaci – projektni menadžeri.
Što je projektni menadžment?
Projektni menadžment je proces planiranja, provođenja, praćenja i ispunjavanja ciljeva projekata unutar definiranog budžeta i rokova, najčešće s timom osoba.
Upravljamo projektima gotovo svakodnevno! Bez obzira radi li se o organiziranju rođendanske zabave ili međunarodnog projekta s 12 različitih timova, cilj se postiže istim osnovnim načelima.
Srž upravljanja projektima je primjena znanja, različitih vještina, alata i tehnika u svim projektnim aktivnostima za uspješno ispunjenje zahtjeva i ciljeva projekta.
Kada koristimo projekt menadžment?
Kada imate cilj koji želite postići, a za to je potrebno više koraka ili zadataka, imate projekt.
Ako još nadodate vremensko ograničenje i proračun, najednom trebate dobar plan i praćenje aktivnosti projekta kako biste postigli željeni cilj.
Primjenom načela upravljanja projektima, možete isplanirati zadatke i kontinuirano pratiti napredak, upravljati članovima tima i ljudima izvan vašeg tima poput klijenata i dionika.
Zašto koristimo projekt menadžment?
Projektni menadžment omogućuje ostvarenje rezultata ili finalnog proizvoda koji imaju pozitivan utjecaj na tim, tvrtku ili klijenta.
Kako biste to postigli, treba pratiti i upravljati brojnim čimbenicima.
Investicija u dobar projektni menadžment nudi brojne prednosti kao što su:
- Veća vjerojatnost postizanja željenog rezultata
- Postizanje najveće vrijednosti resursa unutar planiranog proračuna
- Bolji i više koordiniran rad tima
- Pravovremeno uočavanje i sprječavanje uskih grla i ostalih projektnih prepreka
- Bolji protok informacija unutar time te prema klijentima i dionicima
- Manja mogućnost probijanja rokova i proračuna
Zašto je projektni menadžment važan?
Upravljanje projektima pomaže organizacijama istovremeno i uspješno rukovati s više projekata odjednom.
Osigurava kvalitetne rezultate postizanjem ravnoteže između obujma, resursa, vremena i proračuna projekta.
Učinkovito upravljanje projektima povećava produktivnost, učinkovitost i dobit uz istovremeno poboljšavanje timskog rada i smanjenje rizika.
Sve to čini projektni menadžment neophodnim za projektni uspjeh.
Koji su pristupi projektnom menadžmentu?
Postoje tri primarna pristupa upravljanju projektima:
Prediktivni projektni menadžment
Prediktivni projektni menadžment, nekada tradicionalno ili konvencionalno upravljanje, najbolje je primijeniti kada su zahtjevi i obujam projekta jasni te se on može detaljno planirati unaprijed.
Ima naglasak na detaljno planiranje i izvedbu te najčešće slijedi tradicionalni tip upravljanja projektima poput waterfall modela.
Adaptivni projektni menadžment
Adaptivni projektni menadžment, poznatiji kao agilno upravljanje, najbolje odgovara projektima čiji se zahtjevi, ciljevi i obujam mijenjaju tijekom njihovog trajanja.
Naglašava iterativni i postepeni pristup, potičući fleksibilnost i suradnju, gdje je promjena dio procesa.
Hibridni projektni menadžment
Hibridni projektni menadžment je kombinacija prediktivnog i adaptivnog pristupa te je idealan za projekte koji zahtijevaju različitu razinu fleksibilnosti kroz tijek projekta.
Omogućuje detaljno planiranje nekih elemenata projekta dok druge ostavlja fleksibilnima i otvorenima za promjene.
Svaki pristup ima svoje prednosti i idealnu primjenu, pa projektni menadžeri trebaju odlučiti koji je pristup najbolji za njihov projekt.
Koje su metode projektnog menadžmenta?
Kako bi se zadovoljile potrebe različitih djelatnosti, veličina tvrtki i složenost projekata, stvorene su različite metode upravljanja projektima.
Waterfall metodologija
Waterfall je klasična metoda upravljanja projektima u kojoj se novi zadatak započinje tek kada je prethodni završen.
Najbolje odgovara dobro definiranom projektu sa strogim pravilima i malo očekivanih promjena kao što je na primjer građevinarstvo.
Agilna metodologija
Agilna je metoda upravljanja projektima usmjerena na male, postepene korake, idealna za projekte s čestim promjenama.
Često se koristi u industrijama poput razvoja softvera ili za lansiranje novih proizvoda.
Scrum metodologija
Scrum je najpopularniji tip agilne metodologije gdje se projekti provode uz pomoć malih timova, kratkih razvojnih ciklusa, redovite komunikacija i dobro definiranih uloga, što održava projekt organiziranim.
Najbolje odgovara projektima koji se brzo moraju prilagoditi promjenama kao što je softver development.
Kanban metodologija
Kanban je još jedan tip agilne metodologije koja se temelji na vizualizaciji radnog tijeka projekta, podrijetlom iz Japana.
Najbolje odgovara projektima s brojim istovremenim zadacima poput proizvodnje, ali može se koristiti i kao dodatni alat za druge metode.
Lean metodologija
Lean je metoda upravljanja projektima namijenjena proizvodnji, a usmjerena je na smanjenje gubitaka i povećanje učinkovitosti.
Ova metoda je odlična ako postoji prostor za fleksibilnost, a glavni cilj je smanjiti troškove i ubrzati izvedbu projekta.
Koja područja uključuje projektni menadžment?
Za učinkoviti projektni menadžment, u svakom trenutku je potrebno upravljati sa svih deset glavnih područja projektnog znanja.
1. Upravljanje obujmom projekta
Pridržavanje unaprijed definiranog obujma projekta ključno je za izbjegavanje kašnjenja i probijanja rokova uzrokovanih dodatnim zadacima.
Upravljanje obujmom osigurava jasan plan projekta, sprječava neočekivane promjene, te istovremeno snižava troškove i olakšava upravljanje projektnim procesima.
2. Upravljanje rasporedom projekta
Detaljno razrađen raspored i plan projekta pomaže u optimizaciji i organizaciji projekta.
Upravljanje rasporedom pomaže stvoriti smjernice za praćenje i održavanje napretka projekta.
3. Upravljanje troškovima projekta
Upravljanje troškovima projekta ključno je za prikaz povrata ulaganja (ROI) i izbjegavanje iznenađujućih troškova.
Upravljanje troškovima omogućava izradu proračuna, dok redovito procjenjivanje troškova pomaže u ostanku unutar proračuna.
4. Upravljanje kvalitetom projekta
Upravljanje kvalitetom projekta ne samo da osigurava visoku kvalitetu isporučivih proizvoda projekta, već također pomaže u dosljednoj isporuci visokog rada, osiguravajući zadovoljstvo klijenata.
5. Upravljanje resursima projekta
Osiguravanje korištenja najbolje osobe za posao, zadovoljenje potreba vašeg tima i raspodjela ostalih resursa prema potrebi ključno je za uspjeh projekta.
Upravljanje resursima obuhvaća nabavu, raspodjelu i praćenje svih resursa projekta.
6. Upravljanje komunikacijama projekta
Učinkovita komunikacija ključna je za bilo koji projekt jer osigurava da su svi informirani i na istoj stranici.
Upravljanje komunikacijama postavlja smjernice za tim, klijente i dionike, osiguravajući da prave informacije stignu pravim osobama istovremeno.
7. Upravljanje rizicima projekta
Projekti su uvijek izloženi rizicima i izazovima, što ih čini podložnima povećanom radnom opterećenju, izgaranju, prekoračenjima i mogućem neuspjehu.
Upravljanje rizicima uključuje identifikaciju, procjenu i sprečavanje ili ublažavanje rizika projekta.
8. Upravljanje nabavom projekta
Često projekt ima potrebu za vanjskom pomoći i resursima, a njihovo upravljanje ključno je za glatko obavljanje operacija.
Upravljanje nabavom pomaže u nabavi resursa projekta, izradi zadataka i rješavanju potreba za vanjskom pomoći poput izvođača radova, dobavljača i opskrbljivača.
9. Upravljanje dionicima projekta
Projekti se uvijek izvode za nekoga i s ciljem na umu.
Upravljanje dionicima ključno je za identifikaciju dionika projekta i njihovo upravljanje na temelju njihovih očekivanja i uloga u projektu.
10. Upravljanje integracijom projekta
Glatka koordinacija i učinkovitost preko zadataka i članova tima ključna su za dobre rezultate dostavljene na vrijeme.
Upravljanje integracijom pomaže u stvaranju okvira koji povezuje različita područja i timove projekta.
Koje su faze ili koraci upravljanja projektima?
Upravljanje projektima odvija se u određenim fazama ili koracima, zajedno stvarajući životni ciklus projekta.
Ciklus upravljanja projektom sastoji se od pet glavnih faza: inicijacija, planiranje, izvršavanje, praćenje i zatvaranje.
1. Inicijacija projekta
Prva faza svakog projekta uključuje definiranje glavnih ciljeva, obuhvata, proračuna i vremenskog okvira projekta.
U ovoj fazi voditelj projekta provodi ocjenu izvedivosti i sastavlja potrebnu dokumentaciju kako bi započeo projekt.
2. Planiranje projekta
Druga faza projekta je planiranje; ključna faza koja obuhvaća ključne aspekte projekta poput rasporeda, definiranja proračuna i obuhvata, procjene rizika i identifikacije potreba resursa i dionika.
Voditelj projekta definira detaljan plan i priprema se za glavnu fazu projekta.
3. Izvršavanje projekta
Treća faza projekta je izvršavanje, gdje se događaju većina aktivnosti projekta i postižu se ciljevi.
Ovdje voditelj projekta nadgleda i upravlja svim aspektima projekta, rješava probleme i uključuje promjene kako projekt napreduje.
4. Praćenje projekta
Praćenje se događa periodično kako bi se pratili napredak, osiguralo da nema prekoračenja proračuna ili vremenskih okvira i da su svi dionici ažurirani.
Voditelji projekta izrađuju različite izvještaje, provode redovite provjere statusa i prilagođavaju plan projekta ako je potrebno.
5. Zatvaranje projekta
Posljednja faza upravljanja projektom je zatvaranje; gdje se projekt zaključuje, isporučivi proizvodi se predstavljaju, a dokumentacija se finalizira.
Koje su ključne uloge upravljanja projektima?
Broj ljudi uključenih u pojedini projekt varira, ali bez obzira, postoje tipične uloge u projektu.
Ključne uloge upravljanja projektima uključuju:
Voditelj projekta
Odgovoran za uspjeh projekta i sve aspekte projekta poput planiranja, izvršavanja, praćenja i zatvaranja.
Član tima projekta
Svi pojedinci koji su dodijeljeni određenom zadatku u projektu i odgovorni su za njegovo dovršenje.
Dionik
Bilo koji pojedinac ili skupina koja je pogođena projektom ili ima osobni interes u projektu.
Klijent
Pojedinac, skupina ili organizacija koja je glavni korisnik isporučivih proizvoda projekta.
Pokrovitelj projekta
Najčešće pojedinac iz višeg upravljanja koji pruža financijsku i organizacijsku podršku.
Stručnjak za određeno područje
Pojedinac ili skupina koji pružaju specijalizirano znanje ili vještine potrebne za određeni zadatak projekta.
Što je voditelj projekta i što voditelji projekta rade?
Voditelj projekta je osoba koja planira, organizira i osigurava da se projekt završi na vrijeme i unutar proračuna.
Oni su vođa tima, postavljaju ciljeve, komuniciraju sa svim sudionicima projekta, kontinuirano prate napredak zadataka te održavaju glatki tijek događaja eliminirajući rizike i prepreke.
Biti voditelj projekta nije jednostavno i ponekad zahtijeva donošenje teških odluka kako bi se osigurao uspjeh projekta.
Koje vještine trebaju voditelji projekata?
Dobar voditelj projekta treba širok raspon znanja i vještina.
Treba biti dobar u upravljanju resursima poput vremena i novca, imati odlične ljudske vještine kako bi mogli upravljati ljudima te moći prepoznati potencijalne probleme prije nego što prouzroče štetu.
Posjedovanje tehničkih znanja, razumijevanje poslovanja, sposobnost izgradnje dobrih timova, rješavanje problema i sukoba te upravljanje promjenama i aktivnostima sve su dio posla.
Postoji mnogo tehničkih i operativnih vještina koje su ključne za učinkovito upravljanje projektima, ali usavršavanje određenih osobina može vam pomoći u uspjehu.
- Prilagodljivost promjenama i stresnim situacijama ključna je, pogotovo za agilne metodologije.
- Slušanje, sposobnost slušanja vašeg tima, dionika, klijenata i ostalih sudionika je osnovno za dobro upravljanje projektima.
- Kritičko razmišljanje pomaže vam donositi ključne odluke brzo i procjenjivati situacije koje se pojavljuju tijekom cijelog trajanja projekta.
- Empatija pomaže u razumijevanju ljudi s kojima radite, čineći vas učinkovitijim pregovaračem i vođom.
- Osjećaj za humor može vam pomoći povezati se s vašim timom i smanjiti stres povezan s projektom.
Vještine na kojima biste trebali raditi uključuju:
Vještine vođenja
Voditelji projekta upravljaju, ali i inspiriraju i vode svoj projektni tim. Snažno vođenje i pravi stav postavljaju ton, održavajući sve motivirane i angažirane.
Vještine komunikacije
Dobra komunikacija ključna je za održavanje protoka informacija. Osiguravanje da svi dobiju informacije koje trebaju u pravo vrijeme ključno je.
Organizacijske vještine
Dobra organizacija temelj je uspjeha projekta i ključna je u okruženjima s više zadataka s mnogo pokretnih dijelova. Mogućnost stvaranja strukture jedna je od glavnih uloga voditelja projekta.
Vještine upravljanja rizicima
Predviđanje, prepoznavanje i suočavanje s rizicima projekta prije nego što imaju utjecaj pomaže vam ostati unutar proračuna i na vrijeme. Proaktivno rješavanje problema bitna je vještina voditelja projekta.
Koje su zadaci i odgovornosti upravljanja projektima?
Zadaci i odgovornosti voditelja projekta mijenjaju se ovisno o fazi projekta, dok neki ostaju konstantni tijekom cijelog procesa.
Kontinuirane aktivnosti voditelja projekta uključuju:
- Jasno definiranje inkrementalnih i konačnih ciljeva projekta
- Osiguranje da se sve događa prema rasporedu
- Planiranje i pridržavanje proračuna
- Upravljanje ljudskim i drugim resursima temeljenim na potrebama projekta
- Izrada izvješća i drugih dokumenata koji bilježe napredak projekta
- Procjena rizika i rješavanje problema kako se pojavljuju
Upravljanje cijelim projektom prema završnom rezultatu Aktivnosti prema fazama projekta:
- Inicijacija – stvaranje povelje projekta i identifikacija ključnih sudionika projekta
- Planiranje – definiranje obuhvata projekta i izrada detaljnog plana s potpunom strukturom i razgradnjom rada uključujući procjene, rizike, strategije i očekivanja dionika
- Izvršavanje – nadgledanje zadataka i projektnog tima, vođenje komunikacije, kontrola kvalitete i ispunjavanje očekivanja
- Praćenje – nadgledanje napretka projekta, prilagodba planova i strategija, osiguravanje da projekt zadovoljava proračun, rokove i postavljena očekivanja dionika
- Zatvaranje – završavanje aktivnosti projekta i dokumentacije, rješavanje proračuna, isporuka rezultata projekta i provođenje pregleda