Top 10 glavnih razloga za korištenje softvera za projektni menadžment

Softver za upravljanje projektima postao je ključan alat za projektne menadžere. Pomaže im pratiti sve aspekte projekta, upravljati troškovima i čine izvještavanje statusa projekta jednostavnijim.

Implementacija softvera za projektni menadžment štedi vrijeme koje projektni menadžeri mogu iskoristiti za rješavanje složenijih problema koji zahtijevaju ljudski rad.

Digitalizacija i prijelaz na moderne metode koje koriste digitalna rješenja donosi mnogo prednosti, no mi ćemo se usredotočiti na deset najvažnijih.

Jednostavnije planiranje

Planiranje je prvi i najvažniji proces kojim se postavlja cjelokupni projekt i osigurava se glatki tijek od početka do kraja.

Lakše planiranje štedi vrijeme, automatizacija pomaže eliminirati ponavljajuće zadatke, dok digitalizacija omogućuje kontrolu nad svih aspektima projekta.

Lako kreiranje projekata i zadataka u nekoliko sekundi, pomaže menadžerima prilagoditi se na novonastale situacije i dostaviti važne informacija kada su potrebne.

Lakše dijeljenje podataka

Koliko ste puta tražili PDF u mailovima ili pretraživali mape na računalu za određenu Excel tablicu?

Svima nam se to dogodilo barem jednom i znamo koliko vremena izgubimo.

PM softver nam pruža bolji način organizacije s centralnom bazom podataka koja sadrži sve važne dokumente te omogućuje pristup svim dodijeljenim članovima tima.

Upravljanje proračunom

Nije jednostavno držati oko na proračunu tijekom cijelog projekta, pogotovo ako upravljate velikim timom.

Kada imate na raspolaganju različite alate za upravljanje resursima, lakše možete identificirati potrebe tima i prema njima dodijeliti resurse.

Osim toga, kontinuiranim praćenjem troškova i povijesnim podacima, možete lakše i preciznije procijeniti proračune budućih projekta.

Praćenje utroška vremena

Kada znate točno koliko vremena je utrošeno na svaki zadatak, možete lakše otkriti uska grla i potencijalne probleme koji mogu značajno utjecati na vremenski plan projekta.

Realna slika utroška vremena za svaki korak vam može pomoći procijeniti točnije rokove i omogućiti planiranje prema njima.

Postavljanje jasnih ciljeva

Detaljan i vidljiv opis projekta vam pomaže postaviti jasne i detaljnije ciljeve koje svi članovi tima mogu slijediti.

Razlaganje većih ciljeva na više manjih zadataka, omogućuje preciznije praćenje napretka i pojedinačnih doprinosa članova tima u stvarnom vremenu.

Još jedna prednost je jasno postavljanje očekivanja, ciljeva i rokova za svakog člana tima, kako bi ispunjavali svoje zadatke prema planu.

70% ljudi vjeruje da je izgubljeno vrijeme jedna od najgorih posljedica loše komunikacije. (Pumble)

Brža komunikacija

Različiti softveri za projektni menadžment omogućuju opcije komunikacije unutar same aplikacije, time olakšavajući pojašnjenja zadataka i obavijesti o napretku.

S implementiranom komunikacijom, nema potrebe prekinuti sve što radite svaki puta kada netko postavi pitanje ili kako bi provjerili mail i telefon.

Učinkovita komunikacija i suradnja su posebno važni kod internacionalnih projekata ili projekata gdje su članovi tima fizički udaljeni, hibridni ili koriste rad od kuće.

Veća produktivnost

Softver za projektni menadžment je odličan alat za smanjenje utroška vremena.

Možete jednostavno provjeriti status zadataka bez da prekidate tim, izraditi izvještaje u nekoliko klikova, automatski pratiti segmente projekata bez zapisa u odvojenu datoteku i mnogo više.

Kada je projekt postavljen transparentno i ima svu dokumentaciju na jednom mjestu, članovi tima štede vrijeme, imaju jasnije ciljeve te lakše sprječavaju potencijalne probleme.

Praćenje napretka

Najbolji softveri za upravljanje projektima nude mogućnost inteligentnog praćenja napretka uz pomoć vremenskih linija, popisa zadataka i izvještaja o napretku. Tako pomažu timovima lakše pratiti vlastiti napredak i napraviti potrebne prilagodbe.

Takav proaktivni pristup vodi do ranog otkrivanja i ublažavanja problema, time omogućujući lakše držanje rokova.

Identificiranje rizika i problema

Softer za projektni menadžment pomaže u ranoj identifikaciji rizika i predviđanju problema uz pomoć detaljne analitike i uvidima.

Osim toga, PM softver može pružati povratne informacije koje pomažu identificirati prilike za poboljšanje.

S boljim razumijevanjem projekta, omogućeno je proaktivno planiranje koje može spriječiti skupe odgode i komplikacije.

Poboljšana organizacija

Poboljšana suradnja, centralizirana pohrana i bilježenje komunikacije smanjuju nesporazume i gubitak informacija.

PM softver pomaže eliminirati povlačenje ljudi za rukav ili pretraživanje papira uz pomoć centralizirane pohrane svih projektnih informacija na jednom mjestu.

Osim toga, obavijesti i podsjetnici pomažu u usklađivanju i sinkronizaciji tima, umanjujući frustraciju i sukobe.

Organizacije koje primjenjuju projektni menadžment uspješno ispunjavaju 92% ciljeva projekta. (Techopedia)

Nemojte propustiti sve prednosti koje digitalizacija donosi, osobito ne u današnjem brzom poslovnom okruženju.

Zašto ne biste već danas odabrali robustan i pristupačan softver za projektni menadžment?