SADRŽAJ:
- Što je Kanban?
- Elementi Kanban ploče
- Prakse Kanban metode
- Prednosti Kanbana
- Što je Gantogram?
- Elementi Gantograma
- Prednosti korištenja Gantograma
Do sada ste vjerojatno čuli za Kanban ploče i Gantt dijagrame.
Upotreba Kanban ploča porasla je sa 7% u 2020. na 56% u 2022., najvjerojatnije zbog globalnog pokreta rada od kuće i manjeg broja radnika u uredu.
S druge strane, Gantogrami imaju dugu povijest i prisutni su u projektnom menadžmentu još od 19. stoljeća.
U ovom blogu ćemo saznati čemu služe i kako ih iskoristiti u vlastitu korist.
Što je Kanban?
Kanban je metoda organizacije projekta gdje su zadaci prikazani kao kartice koje se premještaju iz jedne faze u drugu.
Kao koncept, Kanban je zamišljen 1940-ih u Japanu, specifično u Toyota sjedištu, kako bi se poboljšala učinkovitost i olakšali radni procesi.
Kanban ploča predstavlja projekt ili radni proces koji se sastoji od stupaca i kartica, gdje stupci predstavljaju faze zadataka, a kartice predstavljaju zadatke.
Elementi Kanban ploče
Kanban ploča se sastoji od 3 ključna elementa:
1. Stupci Kanban ploče
Stupci definiraju faze radnog procesa dok se kartice premještaju iz stupca u stupac, jasno pokazujući fazu svakog zadatka.
Kanban ploča je obično podijeljena u 3 glavne faze:
- Zatraženi zadaci ili To-do
- Zadaci u tijeku ili In progress
- Dovršeni zadaci ili Finished
No, nazivi faza i njihov broj mogu se prilagoditi ovisno o potrebama projekta i poslovanja.
2. Kartice Kanban ploče
Kartice predstavljaju projektni zadatak ili aktivnost i sadrže ključne informacije kao što su opis zadatka, rok zadatka i odgovorna osoba.
Često se koriste različite boje za lakšu vizualizaciju elemenata zadataka, kao što su tip zadatka ili odgovorni tim.
3. Ograničenje broja zadataka u tijeku
Postavljanje ograničenja na broj aktivnih zadataka pomaže izbjeći nejasnoće i preopterećenje.
Na taj način se tim može lakše usredotočiti na zadatke koji su u tijeku, dok su ostali na čekanju ili su već završeni.
Bolji fokus tima i bolja organizacija doprinosi većoj učinkovitosti.
Prakse Kanban metode
Prakse Kanban metode pomažu postići bolju transparentnost, učinkovitost i kontrolu nad zadacima.
Razlikujemo 6 osnovnih Kanban praksi:
Vizualizacija radnog procesa
Koristite ploču sa stupcima i karticama za vizualizaciju radnog procesa, gdje svaki stupac predstavlja fazu zadatka, a svaka kartica zadatak ili aktivnost.
To pomaže vizualizirati cijeli proces i omogućava pregled napretka projekta na prvi pogled.
Ograničenje broja aktivnih zadataka
Svaka kartica na ploči predstavlja zadatak, što olakšava pregled broja zadataka u svakoj fazi.
Postavljanjem ograničenja na broj zadataka dopuštenih u svakoj fazi radnog procesa, Kanban pomaže spriječiti uska grla i preopterećenje članova tima s previše zadataka odjednom.
Upravljanje radnim procesima
Glavna svrha Kanban metode je stvaranje glatkog poslovnog procesa kako bi fokus ostao na upravljanju i ubrzavanju tijeka zadataka.
Jednostavna dodjela zadataka i promjena njihovog statusa pomaže ubrzati i optimizirati radni proces.
Postavljanje jasnih pravila za radne procese
Postavljanjem jasnih smjernica, timovi bolje razumiju faze zadataka i napredak u radnom procesu.
S dobro definiranom radnom politikom i jasnim pregledom zadataka, svaki član tima lakše se samostalno organizira i razumije zajednički cilj.
Ostavljanje prostora za povratne informacije
Poticanje povratnih informacija pomaže identificirati probleme i potiče nove ideje unutar timova.
Tvrtke bi trebale biti otvorene za promjene i promicati razmjenu ideja i znanja među zaposlenicima.
Kontinuirano poboljšavanje
Koristeći povratne informacije tima i analitiku, Kanban pomaže identificirati prilike za poboljšanje.
Primjenom promjena za postizanje boljeg poslovnog procesa, može se postići kontinuirano poboljšavanje.
Prednosti Kanbana
Prednosti korištenja Kanban ploče u projektima su:
Što je Gantogram?
Gantogram ili Gantt dijagram je alat za vizualizaciju zadataka projekta raspoređenih duž vremenske crte.
Nakon što je poljski inženjer Karol Adamiecki 1896. godine izumio Harmonogram, Henry Gantt je poboljšao ideju i stvorio dijagram koji je kasnije nazvan po njemu.
Gantogram prikazuje tijek projekta kroz vrijeme, predstavljajući zadatke ili aktivnosti kao trake duž vremenske crte, označavajući kada započinju, koliko traju i kada završavaju.
To omogućava timovima praćenje napretka projekta, identifikaciju mogućih zakašnjenja i koordinaciju segmenata projekta kako bi postigli ciljeve na vrijeme.
Elementi Gantograma
Gantogram se sastoji od 3 glavna elementa:
1. Vrijeme
Vrijeme je prikazano na vrhu Ganttovog dijagrama, obično u mjesecima, ali mogu se koristiti i drugi vremenski intervali.
2. Zadaci ili aktivnosti
Nazivi zadataka ili aktivnosti obično su prikazani s lijeve strane, dok je njihovo trajanje vizualno prikazano duljinom i položajem traka zadataka.
3. Ovisnosti
Neki zadaci moraju biti završeni prije nego što se mogu započeti drugi, uglavnom prikazano strelicama koje povezuju trake ovisnih zadataka.
Prednosti korištenja Gantograma
Prednosti korištenja Gantograma u vašem projektu uključuju:
Kanban ploče su odlične za nepovezane zadatke i ponavljajuće aktivnosti, posebno kod agilnih metodologija, dok je Gantogram korisniji za međusobno povezane zadatke koji slijede tradicionalniju Waterfall metodologiju.
(pillar blog gdje se navode metodologije)
Također, možete kombinirati oba pristupa kako bi dobili detaljniji pregled projekta i lakše otkrili probleme.
Ako želite iskoristiti potencijal Kanban ploče i Gantt dijagrama u projektnom menadžmentu, istražite naše Gauss Box poslovno rješenje za projektni menadžment.