SADRŽAJ:
- Što je sustav za upravljanje dokumentima (DMS)?
- Povijest
- Uporaba DMS-a u svijetu
- Zakoni koji potenciraju korištenje DMS-a
- Prednosti DMS-a u digitalizaciji
Što je sustav za upravljanje dokumentima (DMS)?
U dobu digitalizacije, učinkovito i sigurno upravljanje ogromnim količinama dokumenata ključno je za organizacije. Sustav za upravljanje dokumentima (DMS) pojavio se kao ključni alat za tvrtke koje žele povećati produktivnost, optimizirati tijek rada i promicati održivost smanjenjem potrošnje papira.
DMS je sveobuhvatno softversko rješenje koje organizacijama omogućuje pohranjivanje, organiziranje, dohvaćanje i upravljanje dokumentima i datotekama u centraliziranom i sigurnom digitalnom repozitoriju.
Nadilazi jednostavnu pohranu, nudeći značajke kao što su kontrola verzija, alati za suradnju, kontrole pristupa, indeksiranje i mogućnosti pretraživanja cijelog teksta. DMS pruža korisničko sučelje koje olakšava navigaciju i učinkovito pronalaženje dokumenata.
Povijest
Pojam "Upravljanje dokumentima" pojavio se početkom 1980-ih i popraćen je s razvojem prvih DMS rješenja.
Ti rani sustavi prvenstveno su bili usredotočeni na pohranjivanje i pronalaženje dokumenata kao odgovor na rastuću količinu papirnatih dokumenata u uredima.
Najranija DMS rješenja često su bile jednostavne, samostalne aplikacije koje su organizacijama omogućavale elektroničko skeniranje i pohranjivanje dokumenata. Međutim, zbog ograničene tehnologije tog vremena, usvajanje DMS-a ostalo je relativno nisko.
Kasnih 1990-ih i ranih 2000-ih, s napretkom računalne snage i širokim usvajanjem interneta, DMS je počeo dobivati značajniju privlačnost. Uvođenje računalstva u oblaku (cloud computing) i sofisticiranijih softverskih mogućnosti transformiralo ga je u sveobuhvatna rješenja bogata značajkama kakva danas poznajemo.
Tek posljednjih godina, s digitalnom transformacijom poslovanja i potrebom za učinkovitim upravljanjem dokumentima, DMS je postao standardni alat u raznim industrijama.
Upotreba DMS-a u svijetu
Sustavi za upravljanje dokumentima stekli su ogromnu popularnost u raznim industrijama i sektorima diljem svijeta. Od multinacionalnih korporacija, malih poduzeća, obrazovnih institucija do vladinih agencija, mnoge su organizacije prihvatile DMS kako bi pojednostavile svoje poslovanje.
U razvijenim zemljama kao što su Sjedinjene Države, Kanada i Europska unija, usvajanje DMS-a široko je rasprostranjeno u svim sektorima.
Gospodarstva u razvoju, poput Indije, Kine i Brazila, također su svjedoci značajnog prihvaćanja DMS-a jer poduzeća prepoznaju njegovu vrijednost u povećanju učinkovitosti i usklađenosti.
Prema istraživanju Pericent, CPA Practice Advisor, CyberCrime Magazine:
- Fortune 500 tvrtke ukupno gube u prosjeku 12 milijardi
dolara godišnje zbog neučinkovitog i nestrukturiranog upravljanja dokumentima.
- 45% malih poduzeća još uvijek se oslanja na tradicionalno
upravljanje dokumentima.
- 11% malih poduzeća nema uspostavljen sustav za upravljanje
dokumentima.
- 45% tvrtki za potpisivanje ugovora potroši najmanje 1
tjedan.
- Do 2025. svijet će pohraniti 200 zetabajta podataka.
Prema istraživanju AIIM-a (Association for Intelligent Information Management), 73% organizacija vjeruje da je njihov prelazak na digitalnu strategiju ključan ili vrlo važan dok istraživanje Market Study Report LLC predviđa da će globalno tržište sustava za upravljanje dokumentima dosegnuti 6,78 milijardi USD do 2026., uz CAGR (složena godišnja stopa rasta) od 11,17%.
Zakoni koji potenciraju korištenje DMS-a
Nekoliko zakonskih okvira podupire i promiče usvajanje sustava upravljanja dokumentima:
• Zakoni o zaštiti podataka i privatnosti: Propisi u EU kao što su GDPR (Opća uredba o zaštiti podataka) i CCPA (Kalifornijski zakon o privatnosti potrošača) u Sjedinjenim Državama naglašavaju potrebu za sigurnim i usklađenim upravljanjem dokumentima.
• Zakoni o elektroničkom potpisu: Zakoni kao što su ESIGN Act (Sjedinjene Države) i eIDAS (Europska unija) zakonski priznaju elektroničke potpise, stvarajući preduvjete za potpuno digitalizirane tijekove rada s dokumentima.
• Zakoni o digitalnom arhiviranju: zemlje poput Brazila i Japana uspostavile su zakone koji se odnose na valjanost i zadržavanje digitalnih dokumenata, potičući organizacije da usvoje DMS.
Prednosti DMS-a u digitalizaciji
Usvajanje sustava za upravljanje dokumentima (DMS) donosi mnoge prednosti koje organizacijama omogućuju učinkovito upravljanje, zaštitu i iskorištavanje svojih ogromnih riznica digitalnih dokumenata.
Evo nekih:
• Poboljšana učinkovitost: DMS usmjerava procese vezane uz dokumente, smanjujući manualne zadatke i automatizirajući tijek rada. To rezultira povećanom produktivnošću i bržim donošenjem odluka.
• Sigurnost i sukladnost: DMS osigurava snažne sigurnosne mjere poput enkripcije, kontrole pristupa i revizijskih tragova. Pomaže organizacijama u ispunjavanju standarda usklađenosti s propisima kao što su GDPR, HIPAA i ISO 27001.
• Oporavak od katastrofe: Pohranjivanjem dokumenata na centraliziran i opširan način, DMS štiti bitne podatke od gubitka uslijed prirodnih katastrofa ili kvarova hardvera.
• Ušteda troškova i prostora: Prihvaćanje DMS-a smanjuje potrošnju papira, troškove ispisa i fizički prostor za pohranu, što dovodi do isplativih operacija i ekološki prihvatljivih praksi.
DMS nudi tvrtkama značajne prednosti koje mogu transformirati njihove procese vezane uz dokumente i potaknuti uspjeh u digitalnom dobu. Od poboljšane učinkovitosti i suradnje do ojačane sigurnosti i usklađenosti, DMS usmjerava operacije, štedi troškove i omogućuje organizacijama da ostanu agilne, produktivne i konkurentne. Implementacija DMS sustava nije samo tehnološka nadogradnja, već i strateška odluka koja vodi prema održivom, organiziranom poslovnom okruženju koje je spremno za budućnost.
Zašto Gauss Box?
Svaka tvrtka koja ima potrebu za visokom organizacijom dobit će vrijednost od elektroničkog upravljanja dokumentima.
Gauss Box DMS poslovno rješenje je alat unutar Gauss Box platforme koji omogućuje besprijekornu digitalizaciju postojećih dokumenata, kreiranje novih te učinkovitu organizaciju i praćenje poslovnih zapisa. Isprobajte alat besplatno i slobodno nas kontaktirajte za sva moguća pitanja.