SADRŽAJ:
- Zašto je važna komunikacija u projektnom menadžmentu?
- Vrste komunikacije u projektnom menadžmentu
- Alati za komunikaciju
Učinkovito upravljanje projektima zahtijeva brojne vještine, ali možda najvažnija među njima je dobra komunikacija.
Komunikacija uključuje razmjenu detalja, ideja i povratnih informacija, što rezultira fokusiranim i pravovremenim ishodima projekata.
Ona omogućuje nesmetan napredak i pomaže timu ostati usklađen s ciljevima projekta.
Bez jakih komunikacijskih vještina, voditelji projekata će teško učinkovito voditi timove i usmjeravati ih prema uspješnom završetku projekta.
Zašto je važna komunikacija u projektnom menadžmentu?
Učinkovita komunikacija je ključna za projektne timove s različitim vještinama i iskustvima kako bi svi bili informirani i fokusirani.
Za postizanje boljeg uspjeha projekta, projektni menadžeri provode puno vremena komunicirajući s projektnim sudionicima.
Tako bi svi koji rade na projektima trebali unaprijediti vlastite komunikacijske vještine kako bi postavili bolja pitanja, bolje razumjeli detalje o projektu te kako bi podijelili ideje i uspješnije završili projekt.
Vrste komunikacije u projektnom menadžmentu
U projektnim menadžmentu postoje četiri glavne vrste komunikacije:
1. Perspektiva projekta
Interna komunikacija odvija se među članovima tima koji izravno rade na projektu. To uključuje rasprave, dijeljenje informacija i delegiranje zadataka među voditeljima i članovima tima.
Eksterna komunikacija je razmjena informacija između projektnog tima i dionika koji nisu izravno uključeni u projektne zadatke. Ova vrsta komunikacije je često formalnija jer uključuje osobe izvan tima.
2. Organizacijska perspektiva
Vertikalna komunikacija odvija se između različitih razina hijerarhije organizacije. Na primjer, članovi tima mogu prijaviti probleme voditelju projekta, koji zatim obavještava svog nadređenog.
Silazna komunikacija događa se kada voditelji projekata dodjeljuju zadatke članovima svojih timova.
Horizontalna komunikacija odvija se među kolegama na istoj razini, kao što su dnevni sastanci gdje timovi koordiniraju i planiraju zadatke.
Dijagonalna komunikacija prelazi granice odjela i uobičajena je u složenijim organizacijama. Na primjer, voditelj projekta koji radi na mobilnoj aplikaciji može zatražiti savjet nekoga iz softverskog odjela kako bi riješio neki problem.
U svim vrstama komunikacije, voditelji i članovi projekata trebaju razumjeti politiku organizacije za učinkovito vođenje međusobnih interakcija.
3. Formalna perspektiva
Neformalna komunikacija, slična internoj komunikaciji, uključuje svakodnevne mailove i neplanirane sastanke. Ova vrsta komunikacije je ležerna i često neplanirana.
Formalna bi komunikacija, s druge strane, trebala biti prioritetnija. Ona uključuje službena izvješća, priopćenja za medije i formalne sastanke s ključnim dionicima.
4. Perspektiva kanala komunikacije
Iz perspektive kanala, komunikacija uključuje odabir pravog oblika, kao što su verbalna ili neverbalna, osobna ili daljinska, te pisana ili usmena komunikacija.
Svaki oblik ima svoje prednosti i nedostatke koje voditelji projekata moraju prepoznati.
Na primjer, komunikacija licem u lice omogućuje vidjeti govor tijela, što je korisno, ali često nije moguće s udaljenim timovima. S druge strane, pisana komunikacija osigurava da su poruke jasne i precizne, ali može nedostajati suptilnosti verbalne razmjene.
Alati za komunikaciju
Komunikacija se može podijeliti u tri kategorije: verbalna, neverbalna i pisana komunikacija.
Iako je svaka važna, najviše biste se trebali oslanjati na verbalnu i pisanu komunikaciju.
Chat
Chat modul se može koristiti za komunikaciju sa zaposlenicima, klijentima ili kolegama, što ubrzava cijeli proces komunikacije.
Glavne funkcionalnosti koje chat treba imati su:
- mogućnost individualnog i grupnog dopisivanja
- dijeljenje datoteka
- neograničen broj sudionika i chat kanala
- mogućnost kreiranja zadatka iz chata.
Integrirana chat opcija omogućuje zadržavanje fokusa za razliku od korištenja nekoliko različitih vanjskih aplikacija.
S potpuno integriranim e-mailom možete slati i primati mailove bez napuštanja jednog prozora.
E-mailovi su klasičan oblik uredske komunikacije, a takav modul omogućuje brzu i jednostavnu integraciju vlastitog e-maila.
Integrirani e-mail omogućuje:
- dodavanje datoteka
- dodavanje dokumenata
- dodavanje potpisa
- pretvaranje dolaznog e-maila u potencijalne klijente ili zadatke.
Konferencijski pozivi
Modul za konferencijske pozive podržava virtualne pozive, sastanke i prezentacije, omogućujući dijeljenje dokumenata i interakciju u stvarnom vremenu, bez obzira na udaljenost.
Funkcionalnosti konferencijskih poziva bi trebale uključivati:
- audio i video pozivi
- chat tijekom poziva
- virtualna ploča za zajedničko pisanje
- online prezentacije.
Online pozivi smanjuju troškove putovanja za osobne sastanke te uključuju korisne alate za raspravu, dijeljenje datoteka i ankete.
Tako postavljeni komunikacijski alati čine sastanke pristupačnijima i interaktivnijima, simulirajući iskustvo u sastanaka uživo.
Sastanci licem u lice i dalje su popularni u mnogim tvrtkama i mogu biti korisni, ali sa sve većim brojem zaposlenika koji rade od kuće ili hibridno, sve ih je teže organizirati.
Iako mnogi alati mogu zamijeniti svaku od ovih metoda komunikacije, rijetki nude sveobuhvatnu platformu s integriranim modulima za upravljanje svim poslovnim procesima na jednom mjestu.
Gauss Box je platforma koja nudi sve potrebne module na jednom mjestu, uključujući i alate za praćenje i upravljanje projektima.