SADRŽAJ:

Zašto je softver za upravljanje projektima važan?
Kako radi softver za upravljanje projektima?
Razlozi za implementaciju softvera za upravljanje projektima
Kako implementirati softver za projektni menadžment?
Tko može koristiti softver za upravljanje projektima?
Prednosti korištenja softvera za upravljanje projektima
Kako Gauss Box može pomoći vašem poslovanju?

Zašto je softver za upravljanje projektima važan?

Softver za upravljanje projektima je važan zbog toga što integrira različite funkcije u jedno rješenje, olakšavajući bolje planiranje, koordinaciju i izvršavanje projekata, čime se povećava produktivnost i osigurava uspješna isporuka projekata na vrijeme i unutar proračuna. Čak i s tim prednostima, mnoge tvrtke još uvijek imaju otpor prema implementaciji takvih rješenja u svoje poslovanje.

Trenutačno, nešto manje od četvrtine organizacija koristi bilo koju vrstu softvera za upravljanje projektima, prema Wellingtonu (2020). Ostali rade sa zastarjelim načinima praćenja svojih projekata kao što su papir, Excel ili skup alata s neoptimalnom integracijom.

Ovo je poražavajuća statistika budući da organizacije koje ne koriste ili imaju zastarjelu tehnologiju upravljanja projektima imaju stopu neuspjeha projekta od 18 % (PMI, 2019).
Unatoč statističkim dokazima da razvijeni proces upravljanja projektima čini organizaciju daleko vjerojatnijim da će isporučiti na vrijeme i prema proračunu (PMI, 2020), još uvijek postoje mnoga neodgovorena pitanja koja zanimaju projektno orijentirane tvrtke.

Ovaj blog će vam pokazati kako softver za upravljanje projektima može pomoći vašem poslovanju i uštedjeti vam dragocjeno vrijeme.

kako-radi-softver-za-upravljanje-projektima

Kako radi softver za upravljanje projektima?

Softver za upravljanje projektima djeluje kao centralizirana platforma koja pojednostavljuje brojne aspekte procesa upravljanja projektima. Takva platforma sadrži alate koji omogućuju organizaciju zadataka, praćenje napretka i olakšavanje komunikacije između projektnih sudionika.

Tipično PM softveri uključuje funkcionalnosti kao što je unos i pregled zadataka, alati za planiranje, dijeljenje i pohrana datoteka te ažuriranje svih podataka u stvarnom vremenu. Na taj način jedan sustav integrira brojne komponente projektnom menadžmenta, od početnog planiranja do isporuke. Razlaganje projekata na manje zadatke, definiranje rokova i dodjela odgovornih članova tima za svaki zadatak omogućuje brzu i efikasnu organizaciju. Također, pregledom statusa svakog projekta i njegovih zadataka, jednostavnije je prepoznati uska grla i prilagoditi vremenski okvir po potrebi.

Cilj softvera za upravljanje projektima je učiniti projekte transparentnijima, učinkovitijima te da potiču suradnju, što vodi do boljih ishoda i povećane produktivnosti.

Razlozi za implementaciju softvera za upravljanje projektima

JEDNOSTAVNOST PLANIRANJA

Kada je riječ o projektima, osnovna funkcionalnost je, naravno, jednostavno planiranje. S obzirom na to da na određenom projektu radi mnogo ljudi, bitno je da cijeli proces prolazi nesmetano od početka do kraja. Planiranje projekta može vam oduzeti puno vremena ako svaki put morate iscrtavati cijeli proces od nule.

Dobra stvar kod softvera za upravljanje projektima je to što vam daje mogućnost da jednostavno kreirate novi projekt/zadatak i u nekoliko sekundi upišete sve važne informacije potrebne u danom trenutku (ime, kategorija, oznaka, odgovorna osoba, trajanje…). Također, lako je odrediti prioritete zadataka unutar svakog projekta i možete time uštedjeti vrijeme kada svi u timu znaju važnost svakog koraka.

JEDNOSTAVNOST DIJELJENJA PODATAKA

Kako bi cijeli proces bio još jednostavniji i brži, jedna od prednosti softvera za upravljanje projektima je olakšano dijeljenje podataka. Ovisno o veličini projekta i uključenim osobama, ponekad može biti preopterećen različitim vrstama podataka i dokumenata.

Alati za upravljanje projektima pružaju vam središnju pohranu baze podataka, što znači da svaki zaposlenik može pristupiti, učitavati ili uređivati dokumente i datoteke unutar svakog projekta kojem je dodijeljen. Imati sve na jednom mjestu bez slanja brojnih e-mailova jednostavna je, ali velika i značajna prednost.

UPRAVLJANJE PRORAČUNOM

Projekti obično dolaze s određenim troškovima i izdacima. Bitno je planirati proračun od početka do primopredaje projekta.

Prema Saaslistu, 66 % tvrtki koje koriste softver za upravljanje projektima završilo je projekte unutar svog izvornog proračuna, a 47 % tvrtki koje koriste softver za upravljanje projektima kaže da je to pozitivno utjecalo na točnost procjena troškova projekta.

Praćenjem svojih troškova možete na jednostavan način dobiti uvid u to koliko koštaju određeni projekti i planirati buduće procese imajući to na umu. To će dati precizniju procjenu budžeta za buduće projekte. Tada možete isporučiti projekte u planirano vrijeme i ostati unutar proračuna.

PRAĆENJE VREMENA

Praćenje vremena također je jedna od mnogih sjajnih značajki softvera za upravljanje projektima. Možete prikupljati podatke o izvedbi projekta i analizirati daljnji napredak.

Poznavanje vašeg tempa rada može pomoći u određivanju razumnih rokova i prekretnica za buduće projekte. Kao voditelj tima, sada ćete imati vrijedne podatke o vremenu utrošenom na svaki pojedini projekt.

Prikupljanjem tih informacija moći ćete napraviti mnogo preciznije procjene vremena. Povećajte produktivnost i brže ostvarite rezultate davanjem prioriteta zadacima i projektima. Da zaključimo, nikada nemojte zanemariti važnost upravljanja vremenom jer je to jedan od najvažnijih dijelova organizacije.

Kako implementirati softver za projektni menadžment?

Implementacija softvera za upravljanje projektima strateška je odluka koja može znatno poboljšati učinkovitost i produktivnost. Prilikom odabira idealnog softvera za vaše poduzeće, nije dovoljno samo odabrati alat već ga učinkovito i integrirati u vlastite poslovne procese.

Prvenstveno je potrebno identificirate vlastite potrebe i ciljeve te razumjeti što želite postići implementacijom. Zatim je potrebno istražiti i odabrati odgovarajući softver, o čemu možete više pročitati u našoj objavi Usporedba softvera za upravljanje projektima. Sljedeći korak je ključan te se odnosi na planiranje implementacije. Postavljanje vremenskog okvira, dodjela odgovornosti i priprema na moguće prekide u svakodnevnim poslovnim procesima tijekom tranzicije. Priprema kvalitetnog plana će vam pomoći u pripremi i obučavanju vašeg tima, lakom prijenosu postojećih podataka i integraciji alata koje već koristite. Nakon same implementacije potrebno je nastaviti praćenje novog softvera i prikupljati povratne informacije ukoliko je potrebno provesti prilagodbe.

Tko može koristiti softver za upravljanje projektima?

Vjerojatno se pitate može li vaša organizacija implementirati softver za upravljanje projektima i hoće li biti dovoljno učinkovit. Dobra vijest je da svaka organizacija može implementirati PM softver i pronaći u tome brojne benefite.

Softver za upravljanje projektima dizajniran je za sve projektno orijentirane organizacije. Može biti kompatibilan s više vrsta organizacija: IT tvrtkama, agencijama za upravljanje eventima, građevinskim tvrtkama, nevladinim organizacijama, javnim ustanovama, marketinškim agencijama, obrazovnim institucijama, proizvodnjom i brojnim drugima. To je odluka koja uvelike može unaprijediti vaše poslovanje.

prednosti-koristenja-softvera-za-upravljanje-projektima

Prednosti korištenja softvera za upravljanje projektima

U današnjem brzom poslovnom okruženju, korištenje softvera za upravljanje projektima može biti prekretnica za poduzeća svih veličina. Takav softver pojednostavljuje složenost upravljanja zadacima i projektima pružanjem centralizirane platforme za praćenje napretka, raspodjelu resursa i osiguranje učinkovite komunikacije među članovima tima. Pregled statusa projekta u stvarnom vremenu omogućuje rano prepoznavanje potencijalnih problema i pravovremenu reakciju za njihovo rješavanje.

Uz pomoć funkcija kao što su dodjela zadataka, podsjetnici na rokove i integrativni alati za suradnju, značajno se smanjuje potrebna količina truda i rada potrebna za odrađivanje administrativnih zadataka. Na taj način PM softver povećava ukupnu produktivnost te omogućuje timovima da se više posvete strategiji poslovanja, a manje na pojedinosti koordinacije projekata. Štoviše, potiče kulturu transparentnosti i odgovornosti, jer svaki član tima jasno vidi svoje odgovornosti i rokove.

Zaključno, softver za upravljanje projektima ne samo da optimizira operativnu učinkovitost, već i poboljšava kvalitetu rada, vodeći do uspješnijih ishoda projekata i agilnijeg poslovnog pristupa.

Kako Gauss Box može pomoći vašem poslovanju?

Stvorili smo jedinstvenu cloud platformu dizajniranu za upravljanje svim poslovnim procesima – Gauss Box!

Među brojnim pojedinačnim modulima se nalazi i modul za upravljanje projektima koji vam daje pametne opcije za upravljanje projektima i suradnjom unutar vaše organizacije i izvan nje. Odlična prednost Gauss Box-a je visoka razina personalizacije za svaki projekt.

Kroz ovo poglavlje pružit ćemo vam pregled funkcionalnosti Gauss Box-a te kako ih možete koristiti za poboljšanje poslovnih procesa vaše tvrtke.

JEDNOSTAVNOST PLANIRANJA

Uz Gauss Box modul Projekti, planiranje projekata nikada nije bilo lakše. Ovdje možete vidjeti neke od naših glavnih značajki koje štede vrijeme pri izradi novog projekta.

SUDIONICI PROJEKTA

Uzmimo za primjer da je 7 ljudi dodijeljeno projektu. U tom slučaju sve osobe uključene u projekt, osim ako nije drugačije navedeno, imaju puni pristup prikupljenim podacima. Stoga bi samo osobe dodijeljene projektnim zadacima i raspravama kao sudionici trebale obavljati određene aktivnosti na samom projektnom zadatku.

Dodatak uloga i dodjela zadataka pojedinim osobama pojednostavljuje cjelokupno planiranje i provođenje projekata jer svaka osoba zna koji im zadatak pripada i tko ih može konzultirati na projektu.

KOMUNIKACIJA - KOMENTARI I OZNAČAVANJE

Komunikacija se može voditi kroz komentare unutar svakog zadatka korištenjem izravnog označavanja (tagging) željene osobe. Označena osoba dobije posebnu obavijest iz koje je jasno da se komentar odnosi upravo na njih. U nekoliko trenutaka možete izravno komunicirati s kolegama i uputiti ih što je potrebno učiniti na pojedinom zadatku.

FAZE – STATUS IZVRŠENOSTI ZADATAKA

Unutar Gauss Box modula za upravljanje projektima možete pratiti status izvršenosti zadatka kroz odgovarajuće faze. Svaka promjena faze bilježi se u logovima aktivnosti projekta i zadataka. Na primjer, faza Canceled odnosi se na zadatke koji su otkazani, a faza In progress odnosi se na zadatke na kojima se trenutno aktivno radi. Ova značajka vam omogućuje jasan pregled svake faze projektnog zadatka na jednom mjestu.

gauss-box-jednostavnost-dijeljenja-podataka

JEDNOSTAVNOST DIJELJENJA PODATAKA

Različiti tipovi podataka kao što su dokumenti, tablice, videi, slike ili gotovo bilo koji drugi oblik podataka se može lako pohraniti unutar sustava. Takvi podaci se zatim lako dijele uz pomoć linkova, chata ili se mogu dodijeliti izravno unutar projekata za lako naknadno pronalaženje.

DISKUSIJE

Možete koristiti Diskusije za raspravu i dogovor o određenoj temi ili za općenite obavijesti koje se odnose na određeni projekt. Njihova je glavna svrha pojednostavniti i pratiti komunikaciju tijekom planiranja projekta.

BILJEŠKE

Bilješke imaju višestruku primjenu. Kao što naziv govori, bilješke se mogu koristiti za spremanje kratkih bilješki i setova podataka ili ih jednostavno možete koristiti za praćenje višestrukih događaja, npr. zapisnici sa sastanaka. Podijelite ih s članovima svog tima i poboljšajte izvedbu zadataka.

POHRANA PODATAKA

S obzirom na to da je cijela ideja Gauss Boxa jedinstveno poslovno rješenje, više nema potrebe za zasebnim MS Office paketom. Gauss Box ima potpuno integriran Office paket – dokumenti, proračunske tablice i prezentacije.

UPRAVLJANJE PRORAČUNOM

Unutar Gauss Boxa troškove možete podijeliti na naplative i nenaplative. To će vam pomoći u praćenju svih aktivnosti i njihovih troškova bez obzira u koju kategoriju spadaju. Nadalje, možete postaviti procjene proračuna na temelju osobnih preferencija ili prošlih projekata.

U svakom trenutku možete vidjeti razliku između procijenjenog i potrošenog proračuna u svega nekoliko klikova.

PRAĆENJE VREMENA

Kao što smo ranije rekli, praćenje utrošenog vremena jedna je od najvažnijih značajki u upravljanju projektima. Kako bi što lakše pratili takve informacije, naš modul Projekti omogućava praćenje unesenih sati, te vam nudi nekoliko načina pregleda vremenskog okvira projekta. Pregledajte sve zadatke u obliku liste, razmjestite ih po fazama unutar Kanban poče ili unutar podijeljene vremenske crte Gantt prikaza. Iskoristite sve alate koje vam Gauss Box nudi kako bi izvršili svaki projekt u roku.

Što je sljedeće?

U ovoj objavi smo prošli samo neke značajke koje vam nudi Gauss Box modul Projekti. Sljedeći put kada ćete ručno unositi podatke u proračunsku tablicu ili tražiti bilješku koju ste zapisali na komadić papira, razmislite o boljem rješenju. Kako bi saznali više, posjetite Gauss Box web stranicu ili nas izravno kontaktirajte za više informacija.

Impresum

Bankovni podaci

Podaci o društvu

Ovlaštene osobe za zastupanje tvrtke