Upravljanje projektima

4 razloga za implementaciju softvera za upravljanje projektima u vaše poslovanje

Nikolina Hodak 20. lipnja 2022.

top-view-of-businessman-showing-company-management-2022-02-14-15-13-48-utc.JPG

TABLICA SADRŽAJA

  • Zašto su alati za upravljanje projektima važni
  • Razlozi za implementaciju softvera za upravljanje projektima
  • Tko može koristiti softver za upravljanje projektima
  • Kako Gauss Box može pomoći vašem poslovanju

 

 

Zašto su alati za upravljanje projektima važni

 

Kada je riječ o alatima za upravljanje projektima, mnoge tvrtke još uvijek imaju otpor prema njihovoj implementaciji u svoje poslovanje.

 

Trenutačno, nešto manje od četvrtine organizacija koristi bilo koju vrstu softvera za upravljanje projektima, prema Wellingtonu (2020.). Ostali rade sa zastarjelim načinima praćenja svojih projekata kao što su papir, Excel ili skup alata s neoptimalnom integracijom.

 

Ovo je poražavajuća statistika budući da organizacije koje ne koriste ili imaju zastarjelu tehnologiju upravljanja projektima imaju stopu neuspjeha projekta od 18 % (PMI, 2019.).

 

Unatoč statističkim dokazima da razvijeni proces upravljanja projektima čini organizaciju daleko vjerojatnijim da će isporučiti na vrijeme i prema proračunu (PMI, 2020.), još uvijek postoje mnoga neodgovorena pitanja koja zanimaju projektno orijentirane tvrtke.

 

Dobra vijest je da smo mi tu da odgovorimo na njih!

 

Ovaj blog će vam pokazati kako softver za upravljanje projektima može pomoći vašem poslovanju i uštedjeti vam dragocjeno vrijeme.

 

 

Razlozi za implementaciju softvera za upravljanje projektima

 

JEDNOSTAVNO PLANIRANJE

Kada je riječ o projektima, osnovna funkcionalnost je, naravno, jednostavno planiranje. S obzirom na to da na određenom projektu radi mnogo ljudi, bitno je da cijeli proces prolazi nesmetano od početka do kraja. Planiranje projekta može vam oduzeti puno vremena ako svaki put morate iscrtavati cijeli proces od nule.

 

Dobra stvar kod softvera za upravljanje projektima je to što vam daje mogućnost da jednostavno kreirate novi projekt/zadatak i u nekoliko sekundi upišete sve važne informacije potrebne u danom trenutku (ime, kategorija, oznaka, odgovorna osoba, trajanje…). Također, lako je odrediti prioritete zadataka unutar svakog projekta i možete time uštediti vrijeme kada svi u timu znaju važnost svakog koraka.

 

 

 

 

 

JEDNOSTAVNOST DIJELJENJA PODATAKA

Kako bi cijeli proces bio još jednostavniji i brži, jedna od prednosti softvera za upravljanje projektima je olakšano dijeljenje podataka. Ovisno o veličini projekta i uključenim osobama, ponekad može biti preopterećen različitim vrstama podataka i dokumenata.

 

Alati za upravljanje projektima pružaju vam središnju pohranu baze podataka, što znači da svaki zaposlenik može pristupiti, učitavati ili uređivati ​​dokumente i datoteke unutar svakog projekta kojem je dodijeljen. Imati sve na jednom mjestu bez slanja tisuća e-mailova jednostavna je, ali velika i značajna prednost.

 

 

 

 

 

KONTROLA PRORAČUNA

Projekti obično dolaze s određenim troškovima i izdacima. Bitno je planirati proračun od početka do primopredaje projekta. Pogledajmo statistiku.

 

Prema Saaslistu, 66 % tvrtki koje koriste softver za upravljanje projektima završilo je projekte unutar svog izvornog proračuna, a 47 % tvrtki koje koriste softver za upravljanje projektima kaže da je to pozitivno utjecalo na točnost procjena troškova projekta.

 

Praćenjem svojih troškova možete na jednostavan način dobiti uvid u to koliko koštaju određeni projekti i planirati buduće procese imajući to na umu. To će dati precizniju procjenu budžeta za buduće projekte. Tada možete isporučiti projekte u planirano vrijeme i ostati unutar proračuna. Prilično dobro, zar ne?

 

 

 

 

PRAĆENJE VREMENA

Praćenje vremena također je jedna od mnogih sjajnih značajki softvera za upravljanje projektima. Možete prikupljati podatke o izvedbi projekta i analizirati daljnji napredak.

 

Poznavanje vašeg tempa rada može pomoći u određivanju razumnih rokova i prekretnica za buduće projekte. Kao voditelj tima, sada ćete imati vrijedne podatke o vremenu utrošenom na svaki pojedini projekt.

 

Prikupljanjem tih informacija moći ćete napraviti mnogo preciznije procjene vremena. Povećajte produktivnost i brže ostvarite rezultate davanjem prioriteta zadacima i projektima. Da zaključimo, nikada nemojte zanemariti važnost upravljanja vremenom jer je to jedan od najvažnijih dijelova organizacije.

 

 

 

 

Tko može koristiti softver za upravljanje projektima

 

Vjerojatno se pitate može li vaša organizacija implementirati softver za upravljanje projektima i hoće li biti dovoljno učinkovit.

 

Dobra vijest je da ga svaka tvrtka može implementirati ako smatra da će pridonijeti njihovoj organizaciji!

 

Softver za upravljanje projektima dizajniran je za sve projektno orijentirane organizacije. Može biti kompatibilan s više vrsta organizacija: IT tvrtkama, agencijama za upravljanje eventima, građevinskim tvrtkama, nevladinim organizacijama, javnim ustanovama, marketinškim agencijama, obrazovnim institucijama, proizvodnjom...popis ide u nedogled. I uvjeravamo vas da će to biti odluka koja će vam promijeniti život. Pogledajte samo brojke.

 

Softver za upravljanje projektima prosječnom menadžeru uštedi 153 sata godišnje (Truelist).

 

Prema Hiveu, softver za digitalno upravljanje projektima povećava performanse i otkrio je da 77 % high-performing  projekata koristi softver za upravljanje projektima.

 

A znate što kažu - statistika ne laže!

 

 

Kako Gauss Box može pomoći vašem poslovanju

 

Stvorili smo jedinstvenu platformu u cloudu dizajniranu za upravljanje svim poslovnim procesima – Gauss Box!

 

Između ostalih 18 pojedinačnih modula, osmislili smo modul za upravljanje projektima koji vam daje pametne opcije za upravljanje projektima i suradnjom unutar vaše organizacije i izvan nje. Odlična stvar kod Gauss Box-a je što smo implementirali visoku razinu personalizacije za svaki projekt.

 

Kroz ovo poglavlje dat ćemo vam pregled naših značajki i kako ih možete koristiti za poboljšanje izvedbe vaše organizacije.

 

 

JEDNOSTAVNO PLANIRANJE

Uz modul Gauss Box Projekti, planiranje projekata nikada nije bilo lakše. Ovdje možete vidjeti neke od naših glavnih značajki koje štede vrijeme pri izradi novog projekta.

 

  • SUDIONICI PROJEKTA

Uzmimo za primjer da je 7 ljudi dodijeljeno projektu. U tom slučaju sve osobe uključene u projekt, osim ako nije drugačije navedeno, imaju puni pristup prikupljenim podacima. Stoga bi samo osobe dodijeljene projektnim zadacima i raspravama kao sudionici trebale obavljati određene aktivnosti na samom projektnom zadatku.

 

To će pojednostavniti cjelokupno planiranje projekta jer svaka osoba zna koji su joj zadaci dodijeljeni i s kim se može konzultirati tijekom procesa.

 

  • KOMUNIKACIJA - KOMENTARI I OZNAČAVANJE

Komunikacija se može obaviti kroz komentare na svaki zadatak korištenjem izravnog označavanja (tagging) prema potrebnoj osobi. Označena osoba tada dobiva posebnu obavijest kako bi se jasno pokazalo da se komentar odnosi upravo na nju. U nekoliko sekundi možete doći do svojih kolega i obavijestiti ih koja poboljšanja trebaju učiniti na određenom zadatku. Ne može jednostavnije od toga!

 

  • FAZE – STATUS IZVRŠENOSTI ZADATAKA

Unutar Gauss Box modula za upravljanje projektima možete pratiti status izvršenosti zadatka kroz Faze. Svaka promjena faze bilježi se u logovima aktivnosti projekta i zadataka. Postoje razne varijacije dostupnih faza u Gauss Boxu, ali dat ćemo vam primjer.

 

Na primjer, faza canceled odnosi se na zadatke koji su otkazani, a faza in progress odnosi se na zadatke na kojima se trenutno aktivno radi. Zanima vas kako bi vam ova značajka koristila? Jednostavno, imat ćete jasan pregled svake faze projektnog zadatka bez pristupa samom zadatku projekta.

 

 

 

 

JEDNOSTAVNOST DIJELJENJA PODATAKA

  • DISKUSIJE

Možete koristiti Diskusije za raspravu i dogovor o određenoj temi ili za općenite obavijesti koje se ne odnose na određeni projektni zadatak. Njihova je glavna svrha pojednostavniti komunikaciju i dogovore tijekom planiranja projekta.

 

  • BILJEŠKE

Bilješke imaju višestruku primjenu. Kao što naziv govori, bilješke se mogu koristiti za spremanje kratkih bilješki i setova podataka ili ih jednostavno možete koristiti za praćenje višestrukih događaja, npr. zapisnici sa sastanaka. Podijelite ih s članovima svog tima i poboljšajte izvedbu zadataka.

 

  • POHRANA PODATAKA

S obzirom na to da je cijela ideja Gauss Boxa jedinstveno poslovno rješenje, više nema potrebe za zasebnim MS Office paketom. Gauss Box ima potpuno integriran Office paket – dokumente, proračunske tablice i prezentacije u svoju platformu.

 

Kad smo rekli da želimo sve na jednom mjestu, nismo se šalili! Samo zamislite koliko ćete vremena uštedjeti i koliko će se povećati produktivnost unutar vašeg tima korištenjem samo jedne platforme za svaku radnju koju poduzmete.

 

 

 

KONTROLA PRORAČUNA

Unutar Gauss Boxa svoje troškove možete podijeliti na naplative i nenaplative. To će vam pomoći u praćenju svih aktivnosti i njihovih troškova bez obzira u koju kategoriju spadaju. Nadalje, možete postaviti procjene proračuna na temelju osobnih preferencija ili prošlih projekata.

 

U svakom trenutku možete vidjeti razliku između procijenjenog i potrošenog proračuna. Svi podaci dostupni su u nekoliko klikova i to i jest cijela svrha Gauss Boxa.

 

 

 

 

 

PRAĆENJE VREMENA

Kao što smo ranije rekli, praćenje vremena jedna je od najvažnijih značajki u upravljanju projektima. Njegove opcije daju vam moćan alat za analizu izvedbe projekta. Naš modul za upravljanje projektima daje vam mogućnost izbora između Kanban ploče ili Ganttovog dijagrama za pregledan prikaz. Iskoristite sve pogodnosti koje vam Gauss Box nudi, a uvjeravamo vas, ima ih mnogo!

 

 

 

 

 

Što je sljedeće?

Ovo je samo jedan dio mnogih korisnih značajki koje vam mogu ponuditi Gauss Box Projekti. Nadamo se da smo vam dali nešto za razmišljanje na radnom mjestu dok ručno unosite podatke u jednu proračunsku tablicu ili na komad papira. Posjetite Gauss Box Projekti i slobodno nas kontaktirajte za više informacija!

footer logo

© Gauss 2021. Sva prava pridržana.

Internetsku stranicu je sufinancirala Europska unija iz Europskog fonda za regionalni razvoj

Sadržaj publikacije isključiva je odgovornost trgovačkog društva Gauss d.o.o.